Suivi rooming

L'onglet suivi rooming vous permet d'avoir une vue globale de votre rooming, faire vos exports et si besoin, attribuer des chambres depuis le backoffice

Dashboard

En haut de votre page, vous retrouvez un dashboard qui récapitule le nombre de chambres validées par type de chambre, en attente, rejetées...

Partie gauche

Chambre validées : Récapitule le nombre de chambre validées par type de chambre : Single, Twin, Double...

Des chambres validées sont les chambres pour lesquelles tous les participants ont validé la demande

Partie droite

Suivi des chambres :

• Validées : Regroupe le nombre total de chambres validées, tou type de chambre confondu
• Rejetées : Regroupe le nombre total de chambres rejetées, tou type de chambre confondu
• Une chambre rejetée est lorsqu'un des participants invités à partager la chambre refuse l'invitation
• Quota erreur : Regroupe le nombre total de chambres en quota erreur, tou type de chambre confondu

Chambres créées

La partie chambres créées vous permet de checker toutes les demandes de partage chambre, validées ou non, rejetées ou non, faites par les participants

• Action : Permet d'éditer la chambre - voir plus bas
• Satut : Affiche le statut de la chambre (valid, rejected, quota error, pending)
• Hôtel : Affiche l'hôtel dans lequel la chambre a été validée
• Catégorie : Affiche la catégorie que vous avez renseigné en créant le type de chambre
• Inviter : Affiche le participant à l'initiative de la demande de partage de chambre
• Participants : Indique le nombre de participants total dans la chambre (créateur de room et ses invités)
• Roomates : Affiche toutes les personnes de la chambre. Si le nom de la personne est en vert, c'est qu'elle a validée la demande. En orange, encore en attente, et en rouge, a refusé

Changer le statut d'une chambre

Il est possible, via le backoffice, de valider ou rejeter des chambres
Pour cela, il faut cliquer sur le petit bouton stylo dans la colonne actions

Une popup va s'ouvrir avec les informations de la chambre, et le statut pour chaque participant

Pour modifier le statut de la chambre, dans la colonne statut, vous pouvez modifier le statut :

• Pending : Repasser en attente
• Accepted : Accepter la chambre pour le participant
• Quota erreur : Mettre la chambre en quota erreur (les participants peuvent refaire une demande)
• Rejected : Refuser la chambre pour le participant
• Canceled : Annuler la chambre

Créer / attribuer des chambres en backoffice

Vous avez la possibilité de créer et attribuer en backoffice des chambres aux participants, dans les hôtels disponibles
Pour cela, il suffit de cliquer sur ajouter une chambre

Une popup s'ouvre avec différents champs à remplir :

• Hôtel : Choix de l'hôtel
• Catégorie : Choix du type de chambre au sein de l'hôtel, en fonction des quotas restants
• Choix du ou des participants à intégrer dans la room

Exporter les roomings listes

Vous pouvez, depuis l'onglet chambres créées, exporter les rooming listes :

• Export global toutes chambres / hôtels confondus
• Export créant un ZIP par type de chambre / hôtel...

Export global

Pour télécharger un export global de toutes les chambres, tout hôtel confondu, il suffit de cliquer sur le bouton télécharger

Export par type de chambre / hôtel...

Pour exporter par hôtel par exemple, il va dabord falloir grouper les chambres par hôtel
Pour ce faire, dans l'onglet chambres créées, cliquez sur le bouton Grouper par

Ensuite, vous pouvez choisir la valeur sur laquelle grouper, comme par exemple hôtel

Une fois le groupement fait, vos données sont triées par hôtel (ou la valeur choise) comme ci-dessous :

Lorsque vous exportez, cela créé un ZIP avec 1 Excel par hôtel
Vos rooming listes sont prêtes !