Sessions de rooming
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L'onglet sessions de rooming vous permet de préparer et conditionner les sessions de rooming qui seront affichées côté participant lors du choix de l'hôtel et / ou binôme de chambre
Les sessions de rooming permettent de paramétrer quels participants ont accès à quelle type de chambre, mais également de faire matcher les participants sur les chambres avec plusieurs personnes
Le paramétrage de ses sessions permet donc d'afficher le bon type de chambre et les bons potentiels binômes de chambre dans le formulaire ou sur la PWA pour les participants
Création des sessions
Si vous avez des chambres singles et des chambres avec plusieurs participants, il faut créer 1 session pour les singles, et 1 session pour les chambres multiples
Créer une session de rooming
Pour créer une session de rooming, vous devez appuyer sur le bouton +
Une popup va s'ouvrir dans laquelle vous pouvez entrer les informations relatives à la session que vous souhaitez créer
Informations d'affichage de la session
A l'ouverture de la popup, les premiers champs à renseigner sont :
- Titre : Titre de votre session, uniquement présent en back-office. Par exemple : Config 1 - chambre Single
- Pour qui afficher : Permet de filtrer pour n'afficher la session que pour ceux concernés. Par exemple, dans le cas de chambres Twin, vous ne souhaitez l'afficher que pour ceux ayant "Chambre Twin" dans le listing participant. C'est ici que se fait cette condition
- Créateur de room : Permet de filtrer les participants autorisés à faire des demandes de chambre
Rooms
La partie Rooms vous permet d'affecter des types de chambre à la session
Dans la liste déroulante Catégories de chambres à inclure, vous retrouverez tous les types de chambres paramétrés en amont avec votre chef de projet
Matching
L'onglet matching permet de matcher les participants sur les champs présents dans la liste de participants
La première étape est de l'activer via le bouton bleu sur la droite
- Participants à matcher : Permet de faire un premier filtre. Par exemple, vous voulez faire matcher tous les participants venant de France. vous pouvez ensuite affiner le matching avec le champ
champs à matcher - Champs à matcher : vous pouvez sélectionner ici les champs des participants à matcher
Matching
Les champs à matcher vont se baser sur les valeurs présentes dans la colonne pour matcher.
Par exemple, si vous choisissez la colonne "civilité", les participants ayant la même valeur dans ce champ pourrons s'inviter à partager des chambres.
Si vous incluez plusieurs champs, le matching se fera sur chacun d'eux et matchera les personnes ayant les mêmes valeurs dans chacune des colonnes.
Mails
La partie mails va vous permettre de paramétrer les différents mails automatiques
- Invité à une chambre : Ce mail sera automatiquement envoyé au participant invité à partager une chambre
- Chambre validée : Ce mail est envoyé à tous les participants de la chambre, une fois que celle-ci est validée
- Chambre rejetée : Ce mail est envoyé au créateur de la chambre, quand son roomate a refusé la demande. Cela permet au créateur de la chambre de faire une nouvelle demande
- Chambre quota atteint : Ce mail est envoyé automatiquement à tous les invités de la chambre, si le quota a été atteint entre la demande de partage de chambre et la validation de celle-ci
Quota atteint
Le mail "Chambre quota atteint" est un mail paramétré par sécurité.
Le rooming AppCraft pré-bloque 1 quota pour toute chambre créée. Si celle-ci est validée, le quota est confirmé.
Si la demande est refusée, le quota est relaché.
Cependant, si tous les participants arrivent en même temps pour faire des demandes de chambre, il se peut qu'il y ai un conflit de quota.