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Présentation générale
Le module « participant » vous permet d’avoir accès à l'écran de gestion des participants.
Attention
Un participant = une adresse mail.
En haut à gauche, vous retrouverez le nombre total des personnes présentes dans votre base de données.
Sur la gauche de chaque ligne participant, vous trouverez 4 icônes :
- Poubelle : Supprimer le participant
- Cadenas : Changer son mot de passe
- Personnage : "Se connecter en tant que" le participant. Cette fonctionnalité vous permet de voir la plateforme comme si vous étiez ce participant.
Attention
Toute action effectuée avec le profil du participant sur la plateforme est prise en compte.
- Pendule : Consulter l'historique des actions à propos de ce participant
- Carte : Accéder à la fiche participant
Accéder à la fiche participant
Vous avez la possibilité d'avoir un aperçu spécifique sur chaque participant en cliquant sur l'icône mentionné ci-dessus.
Vous retrouverez dans cette fenêtre toutes les informations relatives au participant sur différents onglets :
- Informations personnelles : les données sont modifiables directement sur chaque champ
- Fichiers : Consultation ou chargement de photos, billets de transport, etc.
- Historique : Toutes les modifications ayant eu lieu sur le profil du participant
- Activités : Ses actions réalisées sur la gamification, le social wall, les Q&A, les interactivités
- Programme : Son programme personnel comprenant les ateliers obligatoires, les ateliers auxquels ce dernier s'est inscrit et ses rendez-vous avec vos exposants
Enfin, vous pouvez retrouver son QR code personnel en haut à droite de la fiche du participant.
Changer les mots de passe
Vous pouvez changer un mot de passe individuellement via le bouton présenté plus haut où modifier plusieurs mots de passe en sélectionnant vos participants puis en cliquant en haut à gauche.
Une pop-up apparait pour éditer le mot de passe.
Plusieurs solutions :
- Choisissez le MDP à attribuer, avec la possibilité ou non de demander au participant de le changer à la première connexion
- Générer un MDP aléatoirement : MDP simple ou complexe. Possibilité de leur envoyer directement par mail, ou de le rendre visible pour le copier/coller
Attention
Nous attirons votre attention sur le fait que l'attribution d'un même mot de passe pour plusieurs personnes n'est pas sécurisé et est contraire aux bonnes pratiques du RGPD.
Export de la base de donnée
Ce bouton vous permet de télécharger sous format Excel un fichier avec toutes les informations du participant comme vous pouvez les avoir sur cette page.
Au clic sur le bouton télécharger, vous pourrez personnaliser les colonnes que vous souhaitez à l'export en les cochant/décochant.
La gestion de votre base de donnée
La recherche manuelle
La barre « Rechercher » vous permet d’écrire le nom, prénom ou adresse mail, catégorie, fonction... d’un participant afin de le retrouver parmi toute la liste des participants.
L'ajout manuel d'un participant
Ce bouton vous permet d’ajouter manuellement un participant.
Au clic sur le +, une pop-up s'ouvre avec les informations à renseigner correspondant aux colonnes de votre back-office.
Une fois les informations remplies, cliquez sur Ajouter.
La gestion de la vue de votre base de données
Ce bouton vous permet de cacher / afficher différentes colonnes présentes dans votre base de données.
Pour afficher / masquer les colonnes, activer les coches.
Coche verte = colonne affichée
Coche grise = colonne masquée
L'icône punaise vous permet d'épingler une colonne de votre base de donnée à gauche de votre écran pour une navigation plus facile.
Appliquer des filtres
Ce bouton vous permet de filtrer votre base de donnée grâce à une ou plusieurs conditions.
Pour créer votre filtre, cliquez sur "Ajouter une condition".
Le premier menu déroulant correspond à la colonne de votre base de donnée sur laquelle vous souhaitez filtrer.
Appliquez ensuite votre filtre selon les informations dont vous avez besoin.
Si vous utilisez des filtres récurrents, vous pouvez les enregistrer en cliquant sur la flèche à droite de votre écran puis "enregistrer sous".
Choississez ensuite le nom de ce filtre puis enregistrez.
Vous pouvez retrouver vos vues enregistrées et pré-filtrées à droite de l'entrée principale de votre base de donnée.
Lors de vos exports depuis une vue filtrée, les colonnes que vous avez souhaité afficher sont prises en compte.
Vous n'avez pas besoin de réadapter votre export.
Grouper des données
Ce bouton vous permet de créer des groupes grâce à la liste des participants selon des critères spécifiques.
Sélectionner la colonne de votre base de donnée sur laquelle vous souhaitez regrouper vos participants.
Vous obtenez ainsi une vue regroupée selon vos critères.
Exporter
Lors de l'export sur cette vue, vous obtenez un .zip avec un excel dédié pour chaque groupe.