Import et mise à jour

Importer votre base de données

Pour importer votre base de donnée dans le backoffice, cliquez sur les trois petits points en haut à droite.

Import via fichier Excel

L'import via fichier Excel vous permet d’importer un listing participant à partir d'un Excel à copier/coller dans notre back-office.

Pour importer le listing :

• copier les données de votre fichier excel en incluant les entêtes des colonnes pour que le matching se fasse plus facilement
• coller les données de votre fichier excel dans la pop-up du back-office

L'outil reconnaitra automatiquement les colonnes.
Si vous n'avez pas copié collé les en têtes de colonnes de votre fichier, il faudra veiller à décocher "inclus l'entête avec le nom de colonne", sinon votre 1ere ligne ne sera pas importée).
Si toutefois vos colonnes ne sont pas reconnues, vous devez faire le matching à la main. Pour cela vous devrez choisir la colonne de destination dans la liste. Une fois la correspondance faite appuyer sur le bouton 'Importer'.

Mise à jour via fichier Excel

La mise à jour via fichier Excel vous permet de réaliser une mise à jour des données de l'import Excel d'origine. Le fichier de mise à jour doit contenir l'adresse mail ou l'id du back-office AppCraft, pour que nous ayons une valeur unique sur laquelle nous appuyer.

Import et modification à la main

Il est également possible d'importer et de modifier manuellement les données de vos invités en cliquant sur le +. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec les champs du formulaire nécessaire à l'inscription du participant.

Pour modifier manuellement les données d'un participant, il suffira de cliquer sur la ligne concernée dans la liste des participants. La modification sera automatiquement enregistrée.

Enfin, l'icône poubelle permet de supprimer une fiche.

Les anomalies

Votre fichier pourrait comporter des anomalies de différentes natures, vous pourrez les consulter dans l'onglet Anomalies du module Participants.

Voici les différents types d'anomalies detectés :

• Email invalide : erreur dans le mail
• Email avec accent : ce sont les mails qui n’ont pas pu être envoyé à cause de l’accent présent dans l’adresse de ce dernier
• Possible faute de frappe : ce sont les mails qui contiennent des possibles fautes de frappes. En effet l'outil regarde les éléments de la colonne nom et de la colonne prénom et si l'email contient un prénom écrit différemment, il vous le signale ici (par ex mathieu dans le prénom et matthieu dans le mail)
• Email dupliqué : ce sont les adresses mail qui ont été répertoriés en deux fois
• Nom dupliqué : lorsque l'outil identifie deux personnes ayant le même nom
• Champ obligatoire manquant : le participant a été importé avec un champ obligatoire manquant (adresse email par exemple)

Vous pouvez corriger les anomalies directement ici en cliquant sur l'icone crayon. La modification sera répercutée dans la liste des participants.

Les anomalies sont classées par type et vous avez la possibilité de télécharger les fichiers Excel des anomalies.

Import de fichier par lot

L'import de fichier par lot vous permet d'importer des fichiers (pdf ou image) associé aux participants.

Au clic sur l'import de fichier par lot, une pop-up apparait avec un menu déroulant vous permettant de choisir dans quelle colonne doivent être importés vos fichiers.

Faites ensuite glisser vos fichier dans la zone dédiée, ou bien cliquer sur "Déposez vos fichiers ici" pour ouvrir votre bibliothèque.

Le matching des fichiers se fait automatiquement grâce à votre nomenclature.
Vous retrouvez à droite, le nom de l'utilisateur dans lequel le fichier va importé. Si vous remarquez une erreur, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant pour ré-attribuer l'élément.

Cliquez sur "Suivant", un message s'affiche pour vous indiquer :

• Le nombre de fichier à importer
• Le nombre de personnes qui ne sont pas concernés par cet import